I Östhammars kommun använder man sig av skanning av leverantörsfakturor. Därför finns det särskilda krav som en faktura måste uppfylla.
Östhammars kommun scannar in fakturor i ekonomisystemet. De skannade fakturorna kommer i en fil och går direkt till angiven referens.
Därför är det viktigt att fakturan uppfyller dessa krav:
- Leverantörens namn
- Kundens namn
- Leverantörens plus/bankgiro konto
- Organisationsnummer
- Fakturanummer/OCR
- Fakturadatum
- Bruttobelopp samt momsbelopp
- Fakturaadress
- Referens
Det är mycket viktigt att fakturan innehåller referens. Referensen motsvarar en internkod för respektive beställare inom kommunen. Det är den som beställer i kommunen som är ansvarig att lämna referens.
Ofullständiga fakturor
Saknas det uppgifter, returneras fakturan och detta innebär att hanteringen av fakturan blir längre.