Förenkling och samarbete ska stärka företagsklimatet

I denna tredje och sista del i vår artikelserie om företagsklimat vill vi beskriva i vilken riktning vi vill ta vårt fortsatta arbete med företagsklimat.

Östhammars kommun ska vara en god partner att ha att göra med. Det innebär att det att det företagsfrämjande arbetet handlar alltmer om det enskilda mötet, den enskilda kunden och att förstå och arbeta för att vår insats ska göra nytta på resan mot att den vi servar ska öka sina förutsättningar att lyckas.

För att nå det målet är det viktigt att hela organisationen förstår och agerar utifrån just den utgångspunkten.

-  Lika givet som det är att vi behöver kvalitetssäkra arbetsrutiner för rättssäkerhet och effektivitet i vår förvaltning, lika självklart är det att förstå kundens verksamhet och drömmar, säger Ulf Andersson, chef Sektor Samhälle.

För att uppnå detta krävs att värdeorden engagemang, tillsammans, öppen och ansvar också återspeglar sig i handlingar i det enskilda mötet. Handlingar som t.ex. ger uttryck för att

• Vi är tillgängliga på sätt och vid tillfällen som gör det lätt för våra kunder
• Vi ger återkoppling för att minska risken för missförstånd
• Vi hör av oss i lägen där vi har skäl att tänka att den vi är till för har det svårt
• Vi formulerar hur vi ser på situationen för vara tydliga, skapa rätt förväntningar och för att ge oss själva möjlighet att nyfiket lyssna in andra perspektiv eller frågor
• Vi ger kunden råd när vi kan och då vi förstår att kunden behöver vägledning

 

Nya detaljer i kommunens arbetssätt

Under 2020 har kommunen tränat på nya detaljer i arbetssättet när det gäller att se till helheten samt flödeseffektivitet.

Många organisationer arbetar efter att säkerställa att deras resurser nyttjas så effektivt som möjligt. Det kan illustreras med att t.ex. en tjänsteperson hela tiden har ett nytt kundärende att jobba med och att tjänstepersonen utför sin del av flödeskedjan för vidarebefordran till nästa tjänsteperson. I en process som är helt förutsägbar och där avvikelserna är små har detta visat sig vara mycket effektivt. Kommunens myndighetsförvaltning har traditionellt arbetat så.

Delvis övergår Östhammars kommun nu till ett annat sätt att arbeta. I en flödesorienterad organisation är det inte de värdeskapande resurserna som sätts i centrum – det är istället kunden och kundens behov som sätts i centrum. Vårt arbetssätt med Företagslotsning är ett utmärkt exempel på detta.

Företagslotsningen fungerar så att vår kundtjänst bokar in den företagare (eller förening) som vill diskutera en utvecklingsidé eller en etablering med kommunen. Tjänstepersoner från olika delar av kommunen samlas då i mötet med kunden för att tillsammans reda ut vad som behöver göras, vilka frågor som behöver hanteras och i vilken ordning saker ska göras. Företagslotsen håller ihop mötet, dokumenterar och följer upp. Risken för missförstånd och onödiga loopar minskar och det blir roligare för alla som är med och utvecklar företagarens idé.

-   Att se till helheten är något som – inte minst – vår politiska myndighetsnämnd har ställt som krav på oss i våra möten med både privatpersoner, föreningar och företag. Det är sällan ett kundärende uteslutande berör en (1) del av den kommunala förvaltningen. Oftast hänger t.ex. ett bygglovsärende ihop med andra myndighetsdelar. Som bygglovsinspektör är det då oerhört viktigt att jag gör mig en bild av detta och tidigt involverar även de andra som berörs. Även om inte kunden först ser detta, säger Ulf Andersson.

 

Nya roller i nya organisationen

Den riktningsförändring som beskrivs ovan kommer som en del i kommunens omorganisation. Detta är numera en del i det som förvaltningsorganisationen benämner, som ”Attraktiv kommun”.

Elin Dahm, är ny chef för verksamhetsområdet, Attraktiv kommun och har i och med det även övertagit det övergripande ansvar som tidigare låg på näringslivschefen.

Kommunens tidigare näringslivsutvecklingsfunktion har ersatts med ett nära samarbete mellan Attraktiv kommun och kommunens myndighetsutövning. En särskild roll att utveckla nöjd kund-index har tillsatts. Ny på den rollen är Nina Laukkanen Mållberg, som tidigare har ett förflutet både i näringslivsutvecklingsarbetet och på myndigheten.

Vad kan man förvänta sig?

Det som politiken särskilt pekat ut i samband med att den här förändringen genomfördes är att stärka den enskilda kundens upplevelse av kontakten med Östhammars kommun.

Några exempel på insatser som utlovats i det arbetet är:

Vad?		Hur?		Nästa rapportering
Tydlig kommunikation i myndighetsärenden		De vanligaste mallarna för myndighetsbeslut granskas och texter justeras		April 2021
Företagslotsning till företag		Kunden bokar via kommunens kundtjänst in ett möte utifrån sitt behov		Pågående
Etableringsservice till företag som söker etablering		Kommunen etablerar ”en väg in” för nya företag som vill etablera sig i kommunen. En del av kommunens företagslotsfunktion		Pågående
Möjlighet till avgiftsfri rättelse i miljöärenden		Varje ärende är förstås unikt – men generellt kan sägas att Miljöbalken ger möjligheter som vi vill ge våra kunder möjlighet att använda		Pågående
Rådgivning i tillsynsarbetet. Lätt att förstå lagkrav		Vi säkerställer att våra kunder förstår vad myndigheten ställer för krav , varför och hur kunden kan gå vidare		April 2021 (hänger ihop med mallarna ovan)
Enkelt att följa sitt myndighetsärende		En kronologisk beskrivning till kunden i samband med ett myndighetsärende		Sept 2021
Tydliggöra förväntningar på varandra – lätt göra rätt		Detta hänger ihop med de två närmast ovanstående två punkterna		Sept 2021
Ringa i samband med besked i negativ riktning		I samband med besked till näringsidkare där vi har skäl att misstänka att ett stort mått av osäkerhet uppkommer, så slår vi en extra signal		Sept 2021
Tydlig överlämning vid handläggarbyte, myndighet		Kunden ska veta var i organisationen kundens ärende hanteras – under hela resan		Sept 2021
Stärkt effektivitet & tillgänglighet hos myndigheten		Insatserna samlat ska bidra till både en ökad effektivitet och en stärkt tillgänglighet		Pågående
Snabbare handläggning av miljöärenden		Enheten har förstärkts under 2021 och det gör att enheten är väl rustade för att också ärendena ska löpa fortare		Pågående
E-tjänster för anmälningspliktiga verksamheter mm		Enheten ingår i ett kommunövergripande arbete med att digitalisera anmälningar, beslutsprocesser, kommunicering och arkivering		Pågående
Samarbeten mellan lokalt näringsliv och skola		Kommunen har avsatt en resurs för att närmare arbeta med relationen mellan skolan och det lokala näringslivet		Pågående
Anbudsskola		Kommunens upphandlingsenhet erbjuder en miniutbildning för de lokala företag som är intresserade av att veta mer om vad som krävs för att lämna anbud		April 2021
Dialogmöten inför upphandlingar		Inför upphandlingar erbjuds aktörer ge inspel och ställa frågor kopplat till kommunens upphandlingsbehov		Pågående
Tydlig info för företagare på kommunens hemsida		Kommunen säkerställer att informationen på hemsidan inte bara är korrekt utan även är både lättbegriplig och presenteras på ett tilltalande sätt		April 2021
Företagsbesök av politiker hos företagare		Du som företagare kan – om du är intresserad – erbjudas ett besök av våra kommunalråd för att ställa frågor, diskutera utveckling eller presentera din verksamhet		Pågår
Informationsmöten med företagarföreningarna		En viktig dialog för regelbundet mellan kommunens förvaltningsorganisation och företagarföreningarna.		Pågår

Vill du veta mer om hur det går i arbetet eller om du har synpunkter i övrigt så är du alltid välkommen att höra av dig till Elin.dahm@osthammar.se eller ulf.andersson@osthammar.se