Gå till innehållet

Inköpsprocess

3. Olika alternativ för e-handelslösning

Ramavtalsleverantör med systemstöd för E-handel

  • Leverantören kan antingen skicka en elektronisk artikellista, så kallad PRICAT eller SVEKATALOG, eller koppla sin webbshop till Östhammars kommuns E-handelssystem
  • Östhammars kommuns beställare får i E-handelssystemet tillgång till avtalade artiklar och avtalade priser och skapar en order. Leverantören kan elektroniskt skicka orderbekräftelser och leveransavisera tillbaka.
  • När varor och tjänster tagits emot registrerar beställaren leveransgodkännande i E-handelssystemet. När leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatiskt mot ordern i E-handelssystemet.

Ramavtalsleverantör ansluten till E-handelsportal InExchange

  • Leverantören kan utan kostnad utnyttja Östhammars kommuns E-handelsportal i InExchange för att registrera artikellista som skickas elektroniskt till Östhammars kommuns E-handelssystem.
  • Östhammars kommuns beställare får tillgång till avtalade artiklar och priser och skapar en order i E-handelsportalen och leverantören får ett mail om att en ny order finns i E-handelsportalen. I E-handelsportalen kan leverantören med en knapptryckning bekräfta/avvisa ordern samt skapa faktura som skickas elektroniskt till Östhammars kommun.
  • När varor/tjänster tagits emot gör Östhammars kommuns beställare leveransgodkännande i E-handelssystemet. När leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatiskt mot ordern i E-handelssystemet.

Ramavtalsleverantörer; Enkel e-handel

  • Leverantören skapar en prislista i excel som Östhammars kommun läser in i E-handelssystemet, eller så kommer Östhammars kommun och leverantören överens om hur en beställning ska se ut, en sk Fritextbeställning. Fritextbeställning kan vara aktuellt för tex ramavtal med förnyad konkurrensutsättning eller när avtalen avser tjänster som är svåra att definiera som artiklar.
  • Östhammars kommuns beställare får tillgång till avtalade artiklar i prislista eller offert från leverantör och skapar en order som skickas med e-post till leverantören. Leverantören kan orderbekräfta och leveransavisera via vanlig e-post till Östhammars kommun.
  • När varor/tjänster tagits emot gör beställaren leveransgodkännande i E-handelssystemet och när leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatiskt mot ordern i E-handelssystemet.

Samtliga leverantörer; enstaka inköp och beställningar från
   direktupphandlingar

  • Vid en direktupphandling eller annan upphandling där avtalet omfattar endast en eller ett fåtal beställningar kan beställaren skapa en Rekvisition i E-handelssystemet.
  • Efter att Rekvisitionen beslutsattesterats och fått ett Ordernummer kan beställaren antingen skriva ut den i pappersformat och ta med till butik eller skicka den i pdf-format med e-post till leverantören.
  • När varor/tjänster tagits emot gör beställaren leveransgodkännande i E-handelssystemet och när leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatisk mot ordern i E-handelssystemet.

Kontakta oss