Ärendeberedning

Allmänt om ärendeberedning  

Förvaltningslagen styr på en övergripande nivå hur ärenden ska hanteras. Grundläggande för en god förvaltning är legalitet, objektivitet och proportionalitet.  
Legalitet innebär att kommunen endast får vidta åtgärder som har stöd i lag.  

Objektivitet innebär att kommunen i all sin verksamhet ska vara saklig och opartisk, d.v.s. inte låta sig påverkas av ovidkommande faktorer.  
Proportionalitet innebär att en åtgärd aldrig får vara mer långtgående än vad som behövs för att uppnå det avsedda resultatet.  

Enligt förvaltningslagen ska kommunen också vara tillgänglig, samt hjälpa den enskilde i lämplig utsträckning.  

Beredning på förvaltningsnivå  

Beredning av ärenden och beslutsunderlag inför politiskt beslutsfattande utgör en viktig del i den demokratiska processen och i det politiska arbetet. Nämnder och kommunstyrelse har genom sitt reglemente ett uppdrag och ett ansvarsområde av fullmäktige. För att kunna uppfylla det uppdraget är det viktigt att tillämpa ändamålsenliga rutiner och arbetssätt vid beredning av ett ärende. Samtliga moment i beredningsprocessen syftar till att kvalitetssäkra beslutsunderlag som ska behandlas av nämnd, styrelse eller fullmäktige. Rutinerna är länkar i en kedja. Varje enskild rutin måste fungera för att kommunens gemensamma beredningsprocess som helhet ska vara effektiv.  

Ett ärende förbereds i regel av tjänstemän innan beslut fattas i nämnd eller i kommunfullmäktige. Resultatet presenteras oftast i form av en tjänsteskrivelse. En tjänsteskrivelse är tjänstemannens professionella bedömning i ett ärende. Alla tjänsteskrivelser följer en mall för att underlätta din inläsning och för att skapa enhetlighet bland de handlingar som produceras av tjänstemännen.  
 
Du som förtroendevald i Östhammars kommun kan förvänta dig att ett ärende som är berett av en tjänsteman är lagligt, objektivt, konsekvensbedömt, analyserat och förståeligt. Ärendet belyser även verksamhetsmässiga och ekonomiska perspektiv.  
Tjänsteskrivelserna innehåller som regel fasta rubriker som t.ex.:  

• Ärenderubrik 
• Förslag till beslut 
• Ärendebeskrivning
• Beslutsunderlag
• Motivering 

Politisk beredning  

Inom alla nämnder finns en så kallad ordförandeberedning. Ordförandeberedningen äger rum innan kallelse och handlingar skickas ut till nämnden. Ordförandeberedningen syftar till att gå igenom kallelse och ärendelista och få information om vad ärendena avser. Viktigt att notera är att det alltid är ordföranden som beslutar om vilka ärenden som ska med i ärendelistan. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för att beslutsunderlagen håller en god kvalitet och utgör ett komplett underlag för att du ska kunna fatta beslut.  

Särskilt om kommunfullmäktige  

Som huvudregel ska alla ärenden som kommunfullmäktige beslutar om beredas i kommunstyrelsen. Kravet på beredning brukar kallas beredningstvång. Rör ärenden en viss nämnds ansvarsområden ska även den ansvariga nämnden ha fått möjligheten att yttra sig i ärendet. När ett ärende ska beslutas av kommunfullmäktige har därför kommunstyrelsen fattat beslut om ett förslag till kommunfullmäktige.  
Beredningstvång i nämnder och styrelse finns inte.  
 

 
Bilden visar kommunens generella ärendeberedning. Respektive steg genomförs i syfte att säkerställa god kvalitet av beslutsunderlagen samt att ärendena är välförankrade i både tjänstemannaorganisationen samt i den politiska organisationen innan de politiska organen fattar beslut i ärendet.