Östhammars kommun arbetar aktivt med e-handel med ramavtalsleverantörer för att effektivisera inköp av varor och tjänster.
Krav på E-handel ställs i samband med upphandling när det är lämpligt beroende på vilka varor och tjänster upphandlingen avser och hur beställningar på avtalet kommer att göras under avtalsperioden.
Östhammars kommun följer de gemensamma standarder för e-handel som används i offentlig sektor och som rekommenderas av Single Face To Industri (SFTI). Dessa baseras på öppna och internationella standarder. Mer information om beställningsprocesser finns på SFTI webbplats.
2. Ordernummer för e-handel
Gemensamt för samtliga beställningar från Östhammars kommuns inköpsportal är att varje order har ett unikt Ordernummer. Detta Ordernummer är en garanti för att ordern är beslutsattesterad av en ansvarig chef på Östhammars kommun.
Vid fakturering ska leverantören ange Ordernumret i fält avsett för ordernummer på e-fakturan. En faktura får avse endast ett Ordernummer.
Ordernumret har formatet INÅÅMMDD-löpnummer, tex IN240101-3. Det betyder att beställarens order har beslutsattesterats av chef,11 januari 2024 och att löpnumret för det datumet är 3.
3. Olika alternativ för e-handelslösning
Östhammars kommuns inköpssystem kan anpassas efter vad som är lämpligt för olika ramavtal och direktupphandlingar. Antingen sker beställning via elektronisk prislista eller uthopp till anpassad webshop hos leverantör som har systemstöd för e-handel.
För övriga leverantörer kan enkel e-handel bli aktuellt, då kan en manuellt inläst prislista och order via mail vara lämpligt, eller en rekvisition som mailas till leverantören eller tas med av beställaren till butik.
SFTI Upphandling inom kommuner och regioner Upphandling inom kommuner och regioner - SKR Här finns information om bland annat handledningar, verifiering, standarder, e-handelsspecifika kurser.
5. Faktura till Östhammars kommun
Från den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp som görs av myndigheter, kommuner och regioner ska av leverantören faktureras med elektronisk faktura (e-faktura).
Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt en ny europeisk standard Peppol BIS Billing 3. Östhammars kommun omfattas av detta regelverk och tar därmed emot e-faktura via Peppol.
Observera att PDF-faktura i mail inte är ett godkänt format.
6. Skicka elektroniska fakturor till Östhammars kommun
E-faktura via Peppol
Östhammars kommun tar emot e-fakturor via Peppol-nätverket. Vår elektroniska adress i Peppol är 0007:2120000290.
En del av våra leverantörers faktureringssystem erfordrar uppgift om GLN-nummer för sitt kundregister.
Östhammars kommuns GLN-nummer är 7340040900001.
E-faktura via fakturaportal
Om ni inte ännu har möjlighet att skicka e-faktura via Peppol-nätverket från ert fakturasystem går det att registrera e-faktura i vår fakturaportal. Skapa ett konto i webbtjänsten www.inexchange.se och du kan utan kostnad skicka max 100 manuellt registrerade fakturor per år i portalen till Östhammars kommun.
Problem med att skicka e-fakturor via InExchange
För leverantörer som skickar ett mindre antal fakturor
Om du skickar upp till cirka 100 e-fakturor per år till oss har InExchange ändrat utseende på sin portal. Vi kommer att ta fram en ny lathund för dessa leverantörer så snart vi vet hur tjänsten kommer att fungera framöver.
För leverantörer med eget avtal hos InExchange
Det kan även vara problem för leverantörer som har eget avtal med InExchange och skickar fakturor till Östhammars kommun att få fram fakturan till oss.
Om du får problem med att en faktura avvisas, kontakta InExchange för att få information om hur du ska ange fakturauppgifter så att fakturan skickas rätt till vårt PEPPOL-ID: 0007:2120000290.
Kontrollera följande när du skickar faktura:
När du väljer Östhammars kommun som kund ska det stå att det är E-faktura.
Kontrollera att PEPPOL-ID är: 0007:2120000290.
Om knappen ”Skapa faktura” saknas
Vissa användare saknar knappen Skapa faktura i InExchange. För att få tillbaka knappen:
Gå till Inställningar.
Välj Tjänstinställningar.
Klicka på symbolen så att den blir mörk – då ska knappen visas igen.
SFTI Upphandling inom kommuner och regioner Upphandling inom kommuner och regioner - SKR Här finns information om bland annat handledningar, verifiering, standarder, e-handelsspecifika kurser.
Ordernummer eller andra referensnummer på fakturan
Ordernummer (börjar på IN)
Avser faktureringen order via vår Inköpsportal ska fakturan märkas med Ordernumret i fält avsett för Ordernummer på e-fakturan.
Ordernumret har formatet INÅÅMMDD-löpnummer, tex IN190111-3.
Referensnummer (börjar på ZZ)
Om fakturan avser annat köp än via vår Inköpsportal ska referens anges. Beställarreferens ska anges i avsett fält för Ert referensnummer på e-fakturan. För information om aktuella referenser för er fakturering ber vi er kontakta våra beställare inför kommande fakturering.
Referensnumret består alltid av sex tecken, ZZ direkt följt av fyra siffror, tex ZZ1234.
Abonnemangsnummer
Om fakturan avser ett löpande abonnemang ska den beteckning som används för abonnemanget anges i fältet ”Faktureringsobjekt” på e-fakturan (s k periodisk faktura). Abonnemangsnumret ska anges i det format som Östhammars kommun och leverantören kommer överens om.
Övriga obligatoriska fakturauppgifter enligt mervärdesskattelagen (1994:200)
Datum för utfärdandet.
Löpnummer (fakturanummer).
Säljarens momsregistreringsnummer.
Köparens momsregistreringsnummer vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel.
Säljarens och köparens namn och adress.
Varornas mängd och art samt tjänsternas omfattning och art.
Datum för varuleverans, utförandet av tjänst eller betalningsdag för förskottsbetalning.
Skattegrund för varje skattesats och enhetspris exkl. moms samt prisnedsättning och rabatt (om den inte ingår i enhetspriset).
Skattesats.
Momsbeloppet som ska betalas.
Totala fakturabeloppet.
Betalningsuppgifter; bankgiro- eller plusgirokonto.
