Gå till innehållet

Företagsklimat och handlingsplan

Företagsklimat

Målsättningen är att Östhammars kommun ska ha ett företagsklimat att vara stolta över. Med det menar vi att det startas många nya företag i kommunen, attityderna till företagande är goda och de företag som har kontakt med myndigheterna är nöjda med kontakterna. Vi mäter detta som Antal nystartade företag/år mer än 100 st (Nyföretagarbarometern), topp 100 i Svenskt Näringslivs företagsklimatranking och Nöjd Kund Index över 75.

Vi är inte där i dag. Detta ändrar vi på nu - tillsammans med näringslivet. Vi har haft och fortsätter ha träffar med näringsliv, politiker och tjänstemän och vi har tillsammans upprättat en handlingsplan, som du kommer kunna följa på den här sidan. Det är ett levande dokument som kommer att uppdateras vartefter.

Utöver det som står på handlingsplanen genomförs i kommunen ytterligare satsningar för att stärka företagsklimatet. Några av dessa är:

  1. Kommunstyrelsen har givit Kommundirektören i uppdrag att genomföra en översyn av kommunens organisation utifrån att den ska tydligare stötta arbetet med ett förbättrat företagsklimat. Beslut om den nya organisationen tas senast december 2018

  2. En central funktion för inköp etablerades under första kvartalet 2018.

  3. Politiskt fokus på utbyggnanden av länsväg 288. Beslut om den fjärde och sista etappen kan komma att tas under 2018.

  4. Vi deltar i ett utvecklingsprogram för förbättrat företagsklimat under 2018 tillsammans med fem andra kommuner. Det är Svenskt Näringsliv som driver detta program och som har uppmärksammat dessa kommuners vilja att göra en förändring vad gäller företagsklimatet.

Handlingsplan företagsklimat

Handlingsplan för ett förbättrat företagsklimat 

V = genomfört/klart

O = påbörjat/under utveckling

X  = ej påbörjat

1. Kommunikation

Utveckla och utöka informationen riktad till företagare på www.osthammar.se

Vem: Kommunens näringslivsfunktion

Kommentar: Genomgång påbörjad, med hjälp av referensgrupp utvecklas och struktureras informationen om under 2018. Vill du vara med i referensgruppen? Kontakta ellinor.nordensten@osthammar.se

Utveckla och utöka kommunikationen generellt om vad som ska hända, vad som görs och vad som har gjorts i Östhammars kommun som berör företagare (via webb, sociala medier, annonser och fysiska mötesplatser)

Vem: Kommunens näringslivsfunktion

Kommentar: Ny plattform www.tillvaxtosthammar.se med tillhörande nyhetsbrev och facebooksida lanserades hösten 2017 och är under utveckling.

Utveckla annonseringens utformning, i tryck och digitalt, för att i högre utsträckning fånga företagares uppmärksamhet (t ex vid informationsmöten upphandling, inbjudan till företagarträffar m m)

Vem: Annonserande enhet på kommunen

Kommentar:

I annonser och på webb riktat till företagare, ha med ”Vill du ha mer information? Kontakta xx”

Vem: Annonserande enhet på kommunen

Kommentar:

Se över möjligheten att minska antalet knappvalssteg på telefonsvararen hos Östhammar Direkt

Vem: Östhammar Direkt

Kommentar:

Marknadsför företagslotsningen mer, så att fler företag får kännedom om möjligheten att träffa flera myndighetshandläggare vid ett och samma möte

Vem: näringslivsfunktionen

Kommentar:

Synliggör och marknadsför synpunktshanteringen på www.osthammar.se

Vem: Kommunens ledningsgrupp

Kommentar: Del i genomförandet av e-tjänster, mer information kommer under våren 2018

X Förtydliga och kommunicera ”vem som äger frågan” i sådant som berör företagen. Vad är kommunens ansvarsområden och vad är andra aktörers ansvarsområden? Vilken förvaltning/enhet inom kommunen äger vilken fråga?

Vem: näringslivsfunktionen

Kommentar:

 

2. Upphandling

Prioritera uppföljning efter tilldelning. Meddela anbudsgivare som ej vunnit den aktuella upphandlingen.

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar:  Våren/hösten 2018

Viktigt med löpande avtalsuppföljning under pågående avtalstid, även gällande kvalitet och kostnader.

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar:  Våren 2018

 

Använda varandras kunskaper till kravspecifikationer genom informationsmöten inför upphandlingar eller på annat sätt i god tid, generellt minst 2 månader innan annonsering

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Görs idag. Hur når vi ut? Lämpliga forum att annonsera i?

O Upphandlingsunderlagen ska bli enklare och tydligare, t ex genom att språket förenklas och att inte fler bilagor/uppgifter än absolut nödvändigt efterfrågas.

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Pågår. Förfrågningsunderlagen kommer att ses över kontinuerligt.

O Gör det enklare att lämna anbud, digitalt via webformulär

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Görs idag. Anbud lämnas via upphandlingssystemet Kommers.

O När så är passande och möjligt ska upphandlingen delas upp i mindre delar, det kan vara kopplat till olika varu-/tjänsteområden eller geografiska områden

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Avvägningar ska göras inför varje ramavtalsupphandling.

O Genomför stickprovskontroller på kommunens leverantörstrohet

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Kontinuerligt.

O Regelbunden dialog med företagen om kommande upphandlingar, t ex informationsmöten om vad som är på gång det närmaste året ett par gånger om året

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Påbörjas hösten 2018.

O Löpande lägga upp information om kommande upphandlingar på www.osthammar.se

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Våren 2018. Via hemsidan länk till Kommers.

O När möjligt, överväg längre avtalstider

Vem: Kommunens nya upphandlingsenhet

Kommentar: Görs idag. LOU 7:2

 

 3. Mötesplatser - Besök, möten, nätverk och andra forum

O Välkomstbrev till alla som startar företag samt en goodie-bag

Vem: Företag i samverkan

Kommentar: Nuvarande brevutskick, som sker ungefär en gång per kvartal, innehåller information från respektive företagarförening, NyföretagarCentrum och Östhammars kommun. Nuvarande utskick är i ett mycket enkelt utförande, som behöver utvecklas under 2018 samtidigt som möjligheter till goodie-bag ska undersökas.

O Besök hos nystartade företag

Vem: kommunens näringslivsfunktion och kommunalråden

Kommentar: Behöver kvalitetssäkras och definieras, nya insatser kräver ny tidplan

O Företagsbesök

Vem: näringslivsfunktionen

Kommentar: Har delvis genomförts tidigare. Näringslivsfunktionen genomförde drygt 150 företagsmöten under 2017 - av dessa var 5 tillsammans med myndighetsförvaltningarna.

O Representanter från kommunen kommer till befintliga forum och nätverk för företagare, sök företagarna där företagarna finns

Vem: Företagare i befintliga forum och nätverk bjuder in representanter från kommunen OCH representanter från kommunen söker upp och kontaktar befintliga forum och nätverk och ber att få komma

Kommentar: Har delvis genomförts tidigare, nystart våren 2018. Företagarnätverk i kommunen behöver kartläggas

O Frukostmöten/nätverksträffar med branschvisa teman, dit relevanta tjänstemän på kommunen bjuds in

Vem: kommunens näringslivsfunktion i samarbete med Företag i samverkan

Kommentar:  Ett antal branschträffar genomfördes under 2016. 
Detta återupptas nu och utvecklas gällande koppling till relevanta förvaltningar/myndighetsutövare. Grov plan finns för branschträffar under 2018. Företag i samverkan genomför utöver detta regelbundet träffar för handlare och serviceföretagare.

O Fler träffar som är målgruppsstyrda, kopplade till intressen (tema), för företagens utveckling

Vem: kommunens näringslivsfunktion i samarbete med Företag i samverkan

Kommentar: Planeras och arrangeras löpande under 2018, träffar på tema GDPR samt kompetens har hittills genomförts 2018

O Företagspanel/företagsråd för att hålla oss uppdaterade och skaffa oss rätt kunskaper om varandras verksamheter

Vem: kommunens näringslivsfunktion

Kommentar: Ett företagarråd finns sedan några år, det bör dock utvecklas under 2018

 

4. Myndighetsutövning

V Ringa kunden först innan brev med avslagsbeslut skickas.

Vem: Bygg och Miljö, Tekniska, Räddningstjänsten

Kommentar: Information sker via mail/brev då det är mer tydligt när det kommer i text än muntligt, vilket skapar mindre risk för missförstånd och feltolkningar. Man följer här förvaltningslagen vad gäller kommunikation. Det är dessutom tidsbesparande då det kan vara mycket svårt att få tag på berörd person på telefon och den dessutom skall kunna prata ostört just då.

 V Tydliga och bra rutiner mellan handläggare när någon slutar, vilket innefattar att alla sökande ska få information om vem som tar över ärendet. 

Vem: Bygg och Miljö, Tekniska, Räddningstjänsten,

Kommentar: Information internt på Bygg och Miljöenheterna sker via kontinuerliga avstämningsmöten, detta gör att alla inspektörer har/får samma information om de olika ärendena. Om någon skulle bli sjuk, ha semester eller dylikt så fungerar då verksamheten ändå. Man har även ett nära samarbete med Älvkarleby kommun inom alla myndighetsområden och man har möten i den större gruppen ca 1 gång/vecka.

O Tydliga rutiner kring bemötande, attityd och återkoppling. "Så här gör vi". Information om något drar ut på tiden eller svar inte finns.

 

Vem: Bygg och Miljö, Teknsika, Räddningstjänsten

Kommentar: System för att se hur länge ett ärende pågått finns i dag inte hos Miljöenheten, men Byggenheten har ett sådant system som kanske kan gå att kopiera.

När det behövs kompletteringar i ett ärende så finns en tidsgräns satt i informationsbrevet som skickas ut.  Man skickar även en påminnelse för att ge den sökande en chans att komplettera innan ärendet läggs ned.

X Pop up-bild på handläggares datorskärm som daglig påminnelse "Hjälp den sökande att lyckas med sitt projekt"...

Vem: Bygg och Miljö, Tekniska, Räddningstjänsten

Kommentar: Önskemålet om att handläggare på sin dataskärm ska ha en "pop-up-bild" med texten "Hjälp den sökande att lyckas med sitt projekt" tas bort då den känns kontraproduktiv.

O Gå till botten med rådgivningsrollen. Var går gränsen mellan att hjälpa igenom lagstiftningen och att ge lösning?

Vem: Ledning och politik tillsammans med Bygg och Miljö, Räddningstjänsten

Kommentar:
O Som handläggare är du skyldig att förklara lagstiftning, dokument, fylla i papper, kontrakt med annan myndighet när så behövs. Handläggarna får enligt lag ej ge konsultråd, men kan säga "XXX gjorde så här"... utan att nämna namn på företag och/eller göra reklam. Handläggare får ej ge konsultråd och ej heller granska sina egna ärenden.

V På våra  "Lotsmöten" kan en företagare som har funderingar över tillstånd, lov och/eller tillsyn träffa berörda handläggare samt näringslivsutvecklare på ett och samma möte, en väg in i kommunen via näringslivsutvecklaren. Dessa möten är inte beslutsfattande, utan vägledande och genomförs på måndagar kl 10-12, måste förbokas hos näringslivsutvecklare via Östhammar Direkt.

X Nyanställda bör följa med på våra lotsmöten för att se hur vi jobbar och för att träffa företagare och få förståelse för deras utmaningar. 

Organisationsförändringen hos Östhammars kommun betyder att tillväxt och tillsyn knyts i hop. Näringsliv och landsbygd, Bygg & Miljö samt planenheten kommer att sitta tillsammans och arbeta tillsammans på ett annat sätt framöver.

O Digitalisering av blanketter och mer information för att som företagare själv kunna hitta det man söker är på gång.

O Vid introduktion av nyanställda handläggare, låt dem träffa företagare!

Vem: Bygg och Miljö, Tekniska, Räddningstjänsten,

Kommentar: se ovan under rubriken "Gå till botten med rådgivningsrollen".

O Se över tjänstemännens handlingsutrymme

Vem: ledning, politik i myndighetsförvaltningar och nämnder.

Kommentar: Allt sker i dag med lagstöd

O Beslut på vanlig svenska, tjänstemän ta personlig kontakt och utforma förståeliga beslut

Vem: Bygg och Miljö, Tekniska, Räddningstjänsten

Kommentar: Det sker nu en förändring i myndighetsspråk

O Bättre löner och förmåner till de som flyttar hit för att jobba på kommunen

Vem: ledning och politik tillsammans med förvaltningar

Kommentar: Uppsalakontoret fungerar jättebra, Distansjobb är OK.

 

 

 

 

 




Kommentar: organisationsöversyn för att tydligare stötta arbetet med ett förbättrat företagsklimat pågår som ett första steg och detta arbete prioriteras just nu.

 

 

Dokument