Gå till innehållet

Inköpsprocess

1. E-handel

Östhammars kommun införde under 2015 elektronisk handel. Syftet är att effektivisera hela inköpsprocessen från order till faktura. E-handeln ska bidra till högre avtalstrohet då våra anställda lotsas att beställa från de leverantörer som vi har ramavtal med.

De leverantörer som Östhammars kommun har ramavtal med ska samlas i vårt nya e-handelsstöd där varor och tjänster kan beställas på olika sätt. Vi har möjlighet att välja den e-handelslösning som passar bäst för de förutsättningar ni har som leverantör och de varor/tjänster ni levererar till oss.

Vi kan göra våra inköp enligt SFTI:s standarder för beställningsprocesserna Svehandel och SFTI/ESAP 6.

Mer information om beställningsprocesser finns på SFTI: webbplats

Leverantör med systemstöd för e-handel, integrerad e-handel

Produktkataloger  
Beställningar

Order från produktkatalog 
Varukorg/Punch-out
Fritextbeställning/Fördefinierade mallar
Rekvisition

Orderbekräftelser

 
Leveransaviseringar  
Fakturor  

Övriga leverantörer, enkel e-handel

Priskatalog i excel, mejlade order

och Svefaktura

Leverantör skickar priskatalog till Östhammars kommun i excelformat, tar emot order via mail och fakturerar med svefaktura.

Östhammars kommuns leverantörs-

portal InExchange Web

Webbaserad leverantörsportal där våra leverantörer som saknar egen lösning för e-handel kostnadsfritt kan:

  • Ladda upp eller manuellt registrera produktkataloger.
  • Ta emot order, ett e-postmeddelande skickas till leverantören om att order finns tillgänglig att hämta.
  • Registrera orderbekräftelser och leveransaviseringar.
  • Registrera orderfakturor/kreditnotor.

Börja med e-handel

Vi vill gärna komma igång med e-handel med våra leverantörer så snart som möjligt.

Våra leverantörer är välkomna att kontakta oss för mer information om att påbörja e-handel med oss.

2. Faktura

Obligatoriska fakturauppgifter

Alla fakturor till Östhammars kommun ska märkas med referens. Referens anges med sex tecken, alla börjar med ZZ direkt följt av fyra siffror, exempelvis ZZ1234.

För aktuell referens för er faktura ber vi er att fråga våra beställare om referens i samband med beställning och fakturering.

Övriga obligatoriska fakturauppgifter enligt mervärdesskattelagen: 

  • Datum för utfärdandet.
  • Löpnummer.
  • Säljarens momsregistreringsnummer.
  • Köparens momsregistreringsnummer vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel.
  • Säljarens och köparens namn och adress.
  • Varornas mängd och art samt tjänsternas omfattning och art.
  • Datum för varuleverans, utförandet av tjänst eller betalningsdag för förskottsbetalning.
  • Skattegrund för varje skattesats och enhetspris exkl. moms samt prisnedsättning och rabatt (om den inte ingår i enhetspriset).
  • Skattesats.
  • Momsbeloppet som ska betalas.

Skicka faktura till Östhammars kommun

Leverantör med eget systemstöd för elektronisk faktura

Östhammars kommuns tjänsteleverantör:  
CGI
PartsID: SE2120000290
Meddela till Östhammars kommun uppgifter om er tjänsteleverantör och ert PartsID. 
InExchange www.inexchange.se 

Övriga leverantörer

Östhammars kommuns fakturaportal InExchange Web e-faktura  Webbaserad Fakturaportal www.inexchange.se där våra leverantörer som saknar egen lösning för e-faktura kostnadsfritt kan registrera fakturor och kreditnotor (max 100 st per år). 
Postadress för fakturor i pappersformat

Östhammars kommun
Box 106 
742 21 Östhammar

 

Vi accepterar inte faktura i PDF-format. 

Våra leverantörer är välkomna att kontakta oss för mer information om att skicka e-faktura till oss.