Gå till innehållet

Inköpsprocess

1. E-handel med Östhammars kommun

Östhammars kommun genomför en övergång till E-handel, det vill säga  elektroniska beställningar i vårt E-handelssystem. Syftet är att effektivisera hela inköpsprocessen från order till faktura. E-handeln ska bidra till högre avtalstrohet då våra anställda lotsas att beställa från de leverantörer som vi har ramavtal med.

De varor och tjänster som Östhammars kommun upphandlar och tecknar avtal med leverantörer om ska beställas/avropas i vårt E-handelssystem som är integrerat med fakturahantering och redovisning/uppföljning i vårt ekonomisystem. Krav på E-handel ställs i samband med upphandlingsprocessen som avtalsvillkor när det är lämpligt beroende på vilka varor och tjänster upphandlingen avser och hur beställningar på avtalet kommer att göras under avtalsperioden.

Vi har möjlighet att välja den E-handelslösning som passar bäst för de förutsättningar ni har som leverantör och de varor/tjänster ni levererar till oss.

Vi kan göra våra inköp enligt beställningsprocesserna SFTI Svehandel, SFTI/ESAP 6 och PEPPOL.

Mer information om beställningsprocesser finns på SFTI webbplats

2. Ordernummer för e-handel

Gemensamt för samtliga beställningar från Östhammars kommuns E-handelssystem är att varje order har ett unikt Ordernummer. Detta Ordernummer är en garanti för att ordern (oavsett om det är via prislista, webbshop, fritextbeställning eller rekvisition) är beslutsattesterad av en ansvarig chef på Östhammars kommun. Vid fakturering ska leverantören ange Ordernumret i fält avsett för ordernummer på e-fakturan. En faktura får avse endast ett Ordernummer.

Ordernumret har formatet INÅÅMMDD-löpnummer, tex IN190111-3. Det betyder att beställarens order har beslutsattesterats av chef,11 januari 2019 och att löpnumret för det datumet är 3.

3. Olika alternativ för e-handelslösning

Ramavtalsleverantör med systemstöd för E-handel

  • Leverantören kan antingen skicka en elektronisk artikellista, så kallad PRICAT eller SVEKATALOG, eller koppla sin webbshop till Östhammars kommuns E-handelssystem
  • Östhammars kommuns beställare får i E-handelssystemet tillgång till avtalade artiklar och avtalade priser och skapar en order. Leverantören kan elektroniskt skicka orderbekräftelser och leveransavisera tillbaka.
  • När varor och tjänster tagits emot registrerar beställaren leveransgodkännande i E-handelssystemet. När leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatiskt mot ordern i E-handelssystemet.

Ramavtalsleverantör ansluten till E-handelsportal InExchange

  • Leverantören kan utan kostnad utnyttja Östhammars kommuns E-handelsportal i InExchange för att registrera artikellista som skickas elektroniskt till Östhammars kommuns E-handelssystem.
  • Östhammars kommuns beställare får tillgång till avtalade artiklar och priser och skapar en order i E-handelsportalen och leverantören får ett mail om att en ny order finns i E-handelsportalen. I E-handelsportalen kan leverantören med en knapptryckning bekräfta/avvisa ordern samt skapa faktura som skickas elektroniskt till Östhammars kommun.
  • När varor/tjänster tagits emot gör Östhammars kommuns beställare leveransgodkännande i E-handelssystemet. När leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatiskt mot ordern i E-handelssystemet.

Ramavtalsleverantörer; Enkel e-handel

  • Leverantören skapar en prislista i excel som Östhammars kommun läser in i E-handelssystemet, eller så kommer Östhammars kommun och leverantören överens om hur en beställning ska se ut, en sk Fritextbeställning. Fritextbeställning kan vara aktuellt för tex ramavtal med förnyad konkurrensutsättning eller när avtalen avser tjänster som är svåra att definiera som artiklar.
  • Östhammars kommuns beställare får tillgång till avtalade artiklar i prislista eller offert från leverantör och skapar en order som skickas med e-post till leverantören. Leverantören kan orderbekräfta och leveransavisera via vanlig e-post till Östhammars kommun.
  • När varor/tjänster tagits emot gör beställaren leveransgodkännande i E-handelssystemet och när leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatiskt mot ordern i E-handelssystemet.

Samtliga leverantörer; enstaka inköp och beställningar från
   direktupphandlingar

  • Vid en direktupphandling eller annan upphandling där avtalet omfattar endast en eller ett fåtal beställningar kan beställaren skapa en Rekvisition i E-handelssystemet.
  • Efter att Rekvisitionen beslutsattesterats och fått ett Ordernummer kan beställaren antingen skriva ut den i pappersformat och ta med till butik eller skicka den i pdf-format med e-post till leverantören.
  • När varor/tjänster tagits emot gör beställaren leveransgodkännande i E-handelssystemet och när leverantören elektroniskt skickat faktura med Ordernumret matchas den automatisk mot ordern i E-handelssystemet.

4. Vill ni börja med e-handel?

Våra leverantörer är välkomna att kontakta oss på Ekonomisupporten för mer information om att påbörja e-handel med oss.

Ekonomisupporten:
Tfn: 0173-86040
E-post: ekonomi@osthammar.se

 

5. Här hittar ni mer information om e-handel

På hemsidan för SFTI (Sveriges Kommuner och Landsting, Myndigheten för digital förvaltning och Upphandlingsmyndigheten) hittar ni information om;

6. Faktura till Östhammars kommun

Från och med 1 april 2019 gäller Lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling. Lagen avser fakturering till offentliga organisationer och innebär att fakturering till Östhammars kommun ska ske elektroniskt.

Fördelar med e-fakturor:

  • Du effektiviserar din fakturahanteringsprocess
  • Du slipper skriva ut och lägga fakturor i kuvert samt betala för papper, kuvert och porto.
  • Det går snabbare då fakturan når fram på sekunder istället för dagar.
  • Risken för fel minskas då manuellt arbete minimeras.
  • Miljövänligt, minskad pappersanvändning.

Observera att PDF-fakturor inte är e-fakturor och därmed inte godkända enligt de nya lagkraven.

Fakturor som innehåller information som riskerar att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte skickas som elektroniska fakturor.

7. Skicka elektroniska fakturor till Östhammars kommun

Om ni inte har möjlighet att skicka e-faktura

Om ni i dagsläget inte har någon lösning i ert affärs-/ekonomisystem för elektronisk fakturering erbjuder Östhammars kommun er kostnadsfri tillgång till InExchange fakturaportal för att skicka upp till 100 fakturor om året till oss.

För att skapa ett konto i fakturaportalen registrerar ni er på www.inexchange. Länk till lathund för att registrera sig och skapa faktura finns här. För mer information kontakta ekonomi@osthammar.se

Om ni redan idag skickar e-fakturor

Vi tar emot e-fakturor via tjänsteleverantörerna CGI och InExchange samt är anslutna till PEPPOL-nätverket.

Vi använder VAN-tjänst 

Vi använder VAN-tjänst, tex CGI, Pagero, Opus Capita, Crediflow, Basware, PostNord/Strålfors med flera.

Kontakta er operatör/VAN-tjänsteleverantör för att få kopplingen till oss samt meddela oss med e-post till ekonomi@osthammar.se uppgift om er operatör och er Partsidentitet. En del affärs-/ekonomisystem har ”inbyggd” koppling till VAN-tjänst för elektroniskt utskick av kundfakturor (tex Visma, FortNox, Hogia mfl).

Östhammars kommuns
VAN-tjänst
CGI
Östhammars kommuns
Partsidentitet för Svefaktura-standard:
SE2120000290
Östhammars kommuns
Partsidentitet för EDIFACT-standard: 
7340040900001

 

Vi använder InExchange som VAN-tjänst

Om ni använder InExchange som tjänsteleverantör för svefaktura behöver ni registrera Östhammars kommun som mottagare av e-faktura i ert kundregister hos InExchange. I InExchange-portalen hittar ni Östhammars kommun under rubriken ”Utöka ditt nätverk”.

Vi är anslutna till PEPPOL-nätverket

Östhammars kommun är anslutet till PEPPOL-nätverket via accesspunkt CGI. Peppol Bis 3 är den standard som används i PEPPOL-nätverket.

Östhammars kommuns PEPPOL-ID:   0007:2120000290
Östhammars kommuns GLN:   7340090400001


Meddela oss med e-post till ekonomi@osthammar.se uppgift om ert företags PEPPOL-ID.

8. Har ni frågor om e-fakturor?

Om ni har frågor om e-faktura är du välkommen att mejla eller ringa till:

Ekonomisupporten
tele: 0173-86040                       
e-post: ekonomi@osthammar.se

9. Information om e-faktura

Myndigheten för digital förvaltning    

https://www.digg.se/nationella-digitala-tjanster/e-handel-och-e-faktura/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor

SFTI (Sveriges Kommuner och Landsting, Myndigheten för digital förvaltning och Upphandlingsmyndigheten)

http://www.sfti.se/kommaigang/somleverantor/efakturering.2017.html

Vår leverantör av fakturaportal

www.inexchange.se

Länk till Lathund för att registrera konto och skapa e-faktura via InExchange Fakturaportal

10. Obligatoriska fakturauppgifter

Ordernummer eller andra referensnummer på fakturan

Ordernummer (börjar på IN)

Avser faktureringen order via vårt E-handelssystem ska fakturan märkas med Ordernumret i fält avsett för Ordernummer på e-fakturan.

Ordernumret har formatet INÅÅMMDD-löpnummer, tex IN190111-3.

Referensnummer (börjar på ZZ)

Om fakturan avser annat köp än via vårt e-handelssystem ska referens anges. Beställarreferens ska anges i avsett fält för Ert referensnummer på e-fakturan. För information om aktuella referenser för er fakturering ber vi er kontakta våra beställare inför kommande fakturering.

Referensnumret består alltid av sex tecken, ZZ direkt följt av fyra siffror, tex ZZ1234.

Abonnemangsnummer

Om fakturan avser ett löpande abonnemang ska den beteckning som används för abonnemanget anges i fältet ”Faktureringsobjekt” på e-fakturan (s k periodisk faktura). Abonnemangsnumret ska anges i det format som Östhammars kommun och leverantören kommer överens om.

Övriga obligatoriska fakturauppgifter enligt mervärdesskattelagen (1994:200)

  • Datum för utfärdandet.
  • Löpnummer (fakturanummer).
  • Säljarens momsregistreringsnummer.
  • Köparens momsregistreringsnummer vid omvänd skattskyldighet eller EU-handel.
  • Säljarens och köparens namn och adress.
  • Varornas mängd och art samt tjänsternas omfattning och art.
  • Datum för varuleverans, utförandet av tjänst eller betalningsdag för förskottsbetalning.
  • Skattegrund för varje skattesats och enhetspris exkl. moms samt prisnedsättning och rabatt (om den inte ingår i enhetspriset).
  • Skattesats.
  • Momsbeloppet som ska betalas.
  • Totala fakturabeloppet.
  • Betalningsuppgifter; bankgiro- eller plusgirokonto.

 

Kontakta oss