Ledamöter bereds möjlighet att delta på distans
Det pågår ett stort arbete för att möjliggöra deltagande på distans när kommunfullmäktige ska sammanträda nästa gång, den 22 september. Nya rutiner, arbetssätt och tekniska lösningar som valts kommer att testas efter sommaren för att alla ledamöter ska kunna delta på likvärdiga villkor.
Coronasituationen ställer nya krav på oss, exempelvis vad det gäller att möjliggöra mötesdeltagande på distans. När det gäller vanliga arbetsmöten har vi både vant oss vid och hunnit upptäcka att teknik som möjliggör möten på distans är tidsbesparande och fungerar bra. När det gäller distansdeltagande för sammanträden med fullmäktige eller nämnder är situationen en annan. Det ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på likvärdiga villkor.
– Det här är inte helt enkelt att lösa. Det är viktigt att den modell och de verktyg vi väljer uppfyller de krav som lyfts fram, säger fullmäktiges ordförande Roger Lamell (S).
Helena Linde, förbundsjurist på Sveriges Kommuner och Regioner (SKR), bekräftar detta. På SKR:s hemsida skriver hon om reglerna för distansdeltagande, som inte är utvecklade för de extraordinära omständigheter som nu råder.
Särskilda skäl
Kommunfullmäktige är kommunens ”riksdag”, det högsta beslutande organet i kommunen som sätter mål för våra olika verksamheter. Den 9 juni fattade fullmäktige beslutet som möjliggör ledamöternas deltagande på distans. En ledamot som önskar delta på distans ska anmäla det senast 14 dagar innan sammanträdet. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans och förutsättningen är att särskilda skäl föreligger.
– Helst vill vi att så många som möjligt deltar i rummet men det ska förstås finnas möjlighet att delta på distans för dem som avråds från att närvara fysiskt, säger Roger Lamell.
Testas i tid
Den tekniska förslaget som ska möjliggöra deltagande på distans kommer att installeras och testas efter sommaren. Samtliga ledamöter och ersättare kommer att få information om det system som valts och erbjudas utbildning. Tekniken kommer att testas i god tid inför nästa fullmäktigesammanträde, den 22 september.
– Det är viktigt att ljud, upprops- och voteringssystem och allt annat fungerar precis som det gör när man är på plats, säger Roger Lamell.
I arbetet med att söka ständigt förbättrade arbetssätt sker omvärldsbevakning och kunskapsutbyte med andra kommuner.
– Därtill kommer vi i samband med utvärderingen att uppmana samtliga förtroendevalda i fullmäktige att lämna synpunkter på hur de tyckte det hela fungerade, säger Roger Lamell.