Framförhållning och dialog ska stärka samarbetet med företag vid upphandling

Med bättre planering, tydligare kommunikation och ett enklare språk vill kommunen göra det lättare för företag att lämna anbud.

Efter en tid med underbemanning har kommunen rekryterat flera nya upphandlare, vilket ger bättre förutsättningar att utveckla inköpsarbetet.

På bilden ovan ser ni på bakre raden från vänster: Chaher Dirawi, Julia Olsson, och Shannen L'Estrange och på främre raden från vänster, David Weldegiorgis, Kristine Olofsson och Ingvar Berg. 

Med småföretagen i fokus

En av de nya upphandlarna är Julia Olsson, som började förra året. Tillsammans med sina fyra kollegor och Kristine Olofsson, interim upphandlingschef, jobbar hon nu med att skapa nya hållbara rutiner och processer för upphandling.

Hon berättar att enheten just nu har fokus på förbättringar som kan underlätta för småföretag att vara med och ge anbud.

– Vi är just nu inne i ett viktigt utvecklingsarbete och vårt mål är att fler småföretag ska känna att de både kan och vill delta i våra upphandlingar. Därför vill vi vara aktiva och informera om kommande upphandlingar och samtidigt förenkla anbudsprocessen. Om vi har god framförhållning i de affärer vi gör, får företagen bättre förutsättningar att kunna förbereda sig inför en upphandling, säger Julia.

Utöver bättre framförhållning planerar enheten att hålla utbildningar och bjuda in till träffar för att ha en aktiv dialog med företagen. Nyligen har man också publicerat en sida på osthammar.se där det går att hitta kommande upphandlingar. Sidan uppdateras kontinuerligt. 

Enklare språk och process

– För många småföretag känns upphandlingsunderlagen onödigt långa och med krångligt juridiskt språk. Det tar tid, känns avskräckande och gör att många drar sig för att lämna anbud. Det ska vi ändra på, säger Kristine Olofsson.

Rådgivare och stöd internt för effektiva upphandlingar

– Vi vill att verksamheterna inom kommunen ska se oss som ett stöd i processen. Det är alltid verksamheten som äger sina avtal och vet vilka behov som finns – vi hjälper dem att genomföra upphandlingarna korrekt, säger Kristine.

Upphandlingsenheten jobbar också proaktivt med kommande upphandlingar.

– Genom regelbundna möten internt kan vi nu fånga upp behov i god tid och därefter, planera, prioritera och i god tid meddela näringslivet om vilka upphandlingar som är på gång, fortsätter Kristine.